نرم‌افزار مدیریت قرارداد : راهکاری جامع برای کاهش هزینه‌های سازمانی
نرم‌افزار مدیریت قراردادها چیست؟
نرم افزار مدیریت قراردادها که به آن CLM هم گفته می شود، راهکاری جهانی برای سر وسامان دادن به قراردادهای سازمان هاست و بیش از نیم قرن است که توسط کشورهای پیشرفته مورد استفاده قرار گرفته و هر روز بر تعداد قابلیت ها و امکانات آنها با توجه به نیاز سازمان ها افزوده می شود. این نرم افزارها ۰ تا ۱۰۰ قراردادهای سازمان را پوشش داده و همه مراحل آنها را خودکار می کند. از نگارش قرارداد تا گرفتن تأیید از واحدهای دخیل در قرارداد، از امضا تا بایگانی و نظارت بر اجرای بند بند قرارداد!
با افزایش تعداد قراردادها در سازمان‌ها بالتبع بر تعداد افراد و واحدهای دخیل هم افزوده خواهد شد. درخواست ایجاد قرارداد از واحدهای مختلف، تنظیم و گفتگو در مورد مفاد قرارداد، گرفتن تأیید، جمع آوری امضا از صاحبان امضا مجاز و طرف مقابل قرارداد، بایگانی اصولی و نظارت بر اجرای تعهدات طرف مقابل و خود ما دچار پیچیدگی شده و دیر یا زود سازمان با متحمل هزینه های آشکار و پنهانی زیادی خواهد شد.
فقدان نرم افزار مدیریت قرارداد در یک سازمان، می‌تواند هزینه‌های مختلفی را برای سازمان ایجاد کند. چه هزینه هایی؟
انواع هزینه‌های سازمان در غیاب نرم افزار مدیریت قرارداد
هزینه های مستقیم
۱- هزینه های اداری:
وقتی سیستمی نباشد که با کمک آن تمام مراحل قرارداد را مدیریت کنید، قراردادها کاغذی هستند و علاوه بر اینکه تعدادی کارمند را بیخود درگیر پروسه قرارداد کرده ایم، زمان زیادی را باید صرف فرایند بخش های مختلف قرارداد نظیر گرفتن تأیید‌ها و امضا، بایگانی، نطارت بر اجرای تعهدات و… کنید.
۲- هزینه های قانونی:
در نبود نرم افزار مدیریت قرارداد، می تواند منجر به اشتباهات در قرارداد شود. اشتباه در هویت طرف مقابل، دسترسی غیر قانونی به قراردادهای و جعل در مفاد و امضا ها، فراموش کردن مواعد انجام تعهد و… که تمامی اینها پای شما را به دادگاه باز خواهد کرد و هزینه های دادرسی، حق الوکاله، کارشناسی، اعتراض به رای و… را جدای از درگیری های ذهنی به جای تمرکز بر اهداف، در بر خواهد داشت.
۳- هزینه های فرصت
وقتی زمان، پول و انرژی سازمان به دلیل نداشتن نرم افزار مدیریت قرارداد، صرف کارهای تکراری و کاغذبازی می شود و دست آخر هم نتیجه مطلوب به دست نمی‌آید، منابع سازمان در جایی خرج شده که می توانست صرف توسعه سازمان، ایجاد روابط سودآور تجاری، ارتقا و… بشود! دقیقا همان کارهایی که از عهده یک نرم افزار مدریت حرفه ای هم بسیار بهتر سریع تر و کم هزینه تر بر می آمد!
هزینه های غیر مستقیم
۱- کاهش بهره‌وری
وقتی کارمندان کلیدی شما به جای تمرکز بر محصول و سازمان مشغول کارهای بیهوده می شوند بهره وری سازمان هم به نسبت زمانی که یک نرم افزار کارامد آنلاین به صورت خودکار به مدیریت ۰ تا ۱۰۰ قراردادها می پردازد، بسیار پایین تر است.
۲- افزایش ریسک‌های ناشی از قرارداد
جعل و دستکاری در قرارداد، افشای اطلاعات قراردادها، فراموشی تاریخ‌های مهم و… ریسک هایی چون: ریسک های مالی، قانونی و اعتباری را در پی خواهد داشت.
۳- عدم شفافیت
وقتی شما این امکان را نداشته باشید که در هر لحظه بر انجام وظایف کارمندان، نسبت به فرایند قرارداد، نظرات آنها، انجام به موقع یا تعلل، کیفیت کار آنها نظارت داشته باشید و بعد از گذشت مدتی ندانید بر قرارداد چه گذشته و تاریخچه ای وجود نداشته باشد یا قادر به گرفتن گزارشی دقیق با فیلتر موردنظر خویش نباشید، قراردادهای سازمان شفاف نیست!
به دنبال موارد مذکور و عدم شفافیت قراردادها و کارمندان پیاده سازی استراتژی های مدیران ارشد هم میسر نخواهد بود یا لااقل با تأخیر زیاد و همراه با هزینه های فرصت صورت می گیرد.
معرفی نرم‌افزار مدیریت قراردادها که به کاهش هزینه‌های سازمان کمک زیادی می‌کند
دوات یک نرم افزار مدیریت قرارداد ایرانی است که با امکاناتی منحصر به فرد و با فاصله از دیگر نرم افزارهای مدیریت قرارداد موجود در بازار ایران پا به عرصه گذاشته است. دوات با تلفیق وکلای دادگستری متخصص در قرارداد و متخصصان آی تی پس از کسب سالها تجربه در تنظیم قراردادها و لمس دغدغه ها مشکلات و هزینه هایی که به دلیل فقدان نرم افرار مدیریت فرایند قرارداد خلق شده و روز به روز بر امکانات خارق العاده آن افزوده می شود.
برخی از امکانات نرم افزار مدیریت قرارداد دوات
- ارتباط آنلاین میان واحدهای قرارداد باهم و با طرف مقابل
- ثبت و ضبط تمامی نظرات، موافقت‌ها، مخالفت‌ها برای پیشگیری از فراموشی و اختلافات در آینده
- نشان دادن تغییرات در قرارداد و ایجاد ورژن‌های مختلف بعد از هربار تغییر با زمان دقیق و کاربر تغییردهنده
- امضا الکترونیکی مطمئن قرارداد بعد از احراز هویت در مراکز قانونی و دارای مجوز افتا
- بایگانی الکترونیکی و اصولی قرارداد با تعیین میزان دسترسی افراد در محیطی که بارها تست نفوذ آن انجام شده است
- نظارت بر تمام مراحل قرارداد، ارسال یادآور برای تاریخ‌های مهم
- قابلیت پیگیری و ردیابی مراحل مختلف قرارداد
- نشان دادن تاریخچه فعالیت‌های کاربران
- فیلتر کردن و جستجوی پیشرفته و ارائه گزارش‌های دقیق از قراردادها
- اتصال با سایر سیستم‌‌ها و دادن API
- سادگی استفاده از آن و بدون کد بودن
- یک نرم‌افزار، اما مورد استفاده در تمام واحدهای سازمان
- امکان ایجاد هزاران قرارداد در چند ثانیه
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد دوات
- صرفه جویی در وقت و انرژی سازمان
- کاهش خطاهای انسانی
- دسترسی راحت، آسان و سریع
- مدیریت مواعد و مهلت‌ها
- امکان گزارش‌گیری دقیق با فیلتر مد نظر
- حفظ امنیت اطلاعات
- مدیریت نسخه‌های قرارداد
- تحلیل داده‌های قراردادها
تجربه کاربران دوات
مشتریان بزرگ دوات بعد از استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد به این موضوع اذعان داشته اند که با وجود اینکه دوات بسیار حرفه ای و پیشرفته است، محیطی کاربرپسند و جذاب دارد و کار با آن ساده و بدون نیاز به معلومات تخصصی است.
دور نیست روزی که بیش از انسانها با ربات ها سر و کار داریم ربات هایی که نه خسته می شوند و نه اشتباه می کنند نه تعطیلی دارند و نه طلب مرخصی و افزایش حقوق می کنند، دیگر مدیرت سنتی و کاغذ بازی در سازمان‌ها، فرصت اشتباه کردن در قراردادها یا تعلل آن هم در کنار رقبایی که چاره کاهش هزینه ها را در استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها دیده اند، چقدر جوابگو است؟
حالا اگر شما هم به دنبال راهی برای سر‌و‌سامان دادن به قراردادهای سازمان خویش و کاهش انواع ریسک قراردهای سازمانی هستید، تا با کمک آن، هزینه های آشکار و پنهان سازمان را کاهشی قابل توجه بدهید،
میتوانید جهت مشاوره و نیازسنجی اختصاصی سازمان خود توسط تیم دوات، با ما ارتباط بگیرید.
